Er bakgrunnssjekk lovlig i Norge?
Er bakgrunnssjekk lovlig i Norge?
Omfattende bakgrunnssjekk i ansettelsesprosess i Norge er noe som er blitt mer vanlig de siste årene, og det er naturlig å lure på hva slags lover og regler som gjelder.
En bakgrunnssjekk går ut på å innhente og vurdere ulike personopplysninger om en kandidat i en ansettelsesprosess, og ja, det er lovlig. Allikevel følger det av norsk lov at personopplysninger må behandles etter personopplysningsloven, som legger til grunn i hvilken grad og for hvilke formål slike opplysninger kan hentes inn og behandles.
For det første er det et krav, etter artikkel 5 nr. 1 bokstav a-b, at personopplysninger skal behandles med lovlighet, rettferdighet og åpenhet med hensyn til den registrerte, samt at opplysningene skal hentes inn for «spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål og ikke viderebehandles på en måte som er uforenlig med disse formålene». Innhentingen av personopplysninger skal altså være nødvendig for et spesifikt og tydelig formål, og ikke viderebehandles utover dette. Åpenhets- og rettferdighetskravet gir også kandidaten rett til kontradiksjon om forhold som avdekkes i en bakgrunnssjekk.
Videre er det et krav om at behandling av personopplysninger skal ha hjemmel i personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav a–f. Det er tilstrekkelig å ha behandlingsgrunnlag i ett av de seks mulige hjemlene dette gir.
I mange tilfeller vil det være den første av disse hjemlene, artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som brukes som grunnlag for innhenting av personopplysninger som fremkommer i en bakgrunnssjekk. Denne sier at, «den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål». Før en bakgrunnssjekk igangsettes, skal altså kandidaten som sjekkes ha blitt informert og deretter gitt sitt samtykke til at sjekken gjennomføres for de spesifikke formål som fremlegges. Ingen sjekker som Manymore utfører på vegne av arbeidsgiver skjer uten at kandidaten har blitt informert og gitt sitt samtykke.
I tillegg finnes det en egen hjemmel i artikkel 6 som viser til nødvendighet, jf. punktet nevnt over i artikkel 5 nr. 1 bokstav b om nødvendighet av innhenting av personopplysninger. Dette er artikkel 6 nr. 1 bokstav b, «behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse». Arbeidsgiver kan legge til grunn at en bakgrunnssjekk er nødvendig for å sikre at en ny ansatt er den de utgir seg for å være, har rett til å jobbe i landet, samt andre kriterier slik som at kandidaten faktisk har den utdannelsen og erfaringen hun eller han oppgir.
I tillegg til kriteriene for behandling av personopplysninger som beskrevet over, er det også spesielt to typer sjekker hvor det gjelder særlige plikter for utførelsen av disse. Dette er kredittvurdering og politiattest.
Kredittvurdering
I en kredittvurdering avdekkes informasjon om kandidatens privatøkonomi og hvilke muligheter de har for å betale for seg. Slik informasjon er ikke offentlig tilgjengelig, og mange vil føle at dette er privat informasjon som ikke hvem som helst skal ha innsyn i. Dersom en arbeidsgiver skal innhente denne typen informasjon, er det krav til oppfyllelse av enkelte vilkår, slik som:
- den aktuelle stillingen skal ha en høyere funksjon
- stillingen skal innebære et stort økonomisk ansvar, og
- kredittsjekk skal kun utføres på de søkerne som er aktuelle i sluttfasen av ansettelsesprosessen
(kilde: Datatilsynet)
Det stilles i tillegg krav til sletting av opplysninger som fremkommer i kredittvurdering. Disse skal slettes så snart de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innhentet for.
Politiattest
Når det gjelder politiattest, skal det foreligge lovhjemmel for at politiet kan utlevere disse opplysningene om en person. Arbeidsgiver trenger altså en lovfestet grunn for å kreve at kandidaten fremlegger politiattest i ansettelsesprosessen.
Et eksempel på dette kan være personer som skal ansettes i stillinger der de vil stå i et ansvarsforhold til mindreårige, som for eksempel barnehagelærer. En slik stilling krever at kandidaten fremlegger en type politiattest som heter Barneomsorgsattest. I dette tilfellet vil arbeidsgiver kunne vise til en spesifikk lovhjemmel og dermed kreve at kandidaten fremlegger politiattest etter denne hjemmelen. Ulike hjemler gjelder for ulike stillinger.
Arbeidsgiver kan ikke søke om politiattest for kandidaten, vedkommende må selv søke om politiattest og deretter fremlegge denne for arbeidsgiver. Er du en arbeidsgiver som ønsker å minimere manuelt arbeid i denne prosessen, overlat prosessen til Manymore, så tar vi oss av formålsbrev, kommunikasjon og påminnelser til kandidaten. Du får beskjed så snart politiattest er innhentet og godkjent.
Det stilles også strenge krav til oppbevaring av politiattest. Den skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende (politiregisterforskriften §37-2) og kan kun oppbevares så lenge det er nødvendig for formålet med politiattesten, men kan ikke oppbevares etter at vedkommende har sluttet i stillingen som ga grunnlag for innhenting av politiattest.
Hvordan forholder Manymore seg til kandidatens rettigheter?
For det første, som nevnt over, vil ikke Manymore gjennomføre noen sjekker før kandidaten har blitt informert om hvilke sjekker som skal gjennomføres og har gitt sitt samtykke. Kandidaten har dessuten rett til å trekke sitt samtykke når som helst, og kan kreve innsyn i den informasjonen som Manymore har om dem. Kandidaten kan i tillegg be om at all personlig informasjon innhentet om ham eller henne slettes permanent fra Manymore sine registre.
Når det gjelder kredittvurdering og politiattest, retter vi oss etter de kravene som loven stiller om lagring av og innsyn i opplysninger. Det er allikevel arbeidsgiver som har ansvaret for å sikre at de har hjemmel for å hente politiattest, og saklig grunnlag for innhenting av kredittvurdering, da Manymore kun etterspør disse dokumentene på vegne av arbeidsgiver.
Forenkle bakgrunnssjekken med Manymore
Med en skreddersydd bakgrunnssjekk fra Manymore kan du lene deg tilbake og overlate prosessen til oss. Vi inviterer kandidaten, innhenter samtykke, og tar oss av kommunikasjon og påminnelser. Til slutt mottar du en utfyllende rapport med resultatene av de sjekkene som er gjennomført, med kommentarer dersom det er avdekket noe å bemerke. Les mer om hvilke sjekker vi tilbyr og hvordan vi kan hjelpe deg med å ansette rett person til rett stilling.